HRIS per molti è solo una sigla, ma per tanti altri è qualcosa in più: trattasi di un sistema informativo di gestione delle risorse umane, ovverosia un software HR che consente la gestione di tutti quegli elementi facenti parte della sfera delle risorse umane: dal recruitment ai dipendenti al planning, alle assenze per finire con la formazione. Tramite il sistema informativo HR è possibile la riduzione sensibile del tempo che si investe per la gestione dei compiti amministrativi anche senza utilità, dando così una dimensione strategica alla guida delle HR.

I software HRIS sono davvero tanti e rivestono un ruolo chiave per la gestione del personale. Chiaramente l’imbarazzo della scelta c’è: si può scegliere SCP, JOB, Suite HR, un pacchetto di gestione altamente personalizzabile, Infinity Global HR, Gruweb e così via.

Un HRIS è un software che può gestire efficacemente, come dicevamo, tutto quel che concerne il settore delle risorse umane e consente al datore di lavoro o al dipartimento risorse umane di amministrate, automaticamente ed in conformità con le normative nazionali ed europee vigenti, ogni processo HR. HRIS offre diverse possibilità di gestione e presenta una vasta gamma di funzionalità per semplificare ed ottimizzare il lavoro del dipartimento risorse umane: dalla gestione task amministrative, ovverosia congedi, riduzione ore di lavoro, consultazione di bilanci, alla gestione delle carriere, con dossier sul personale, aggiornamento profili e competenze, mobilità interna, alla gestione delle procedure interne, con promemoria, entrate annue, convocazioni mediche e quanto più possibile. Per quelli che invece vengono considerati bisogni secondari questi sono regolati in base ad esigenze specifiche e si configurano come moduli da aggiungere alla soluzione HR: stiamo parlando della gestione del reclutamento del personale e delle carriere, delle note spese, di tempistiche ed attività e così via.

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L’HRIS funziona come un software CRM applicato alla gestione delle risorse umane, con la possibilità di sfruttare un archivio dipendenti a disposizione ove confluiscono tutte le informazioni per ciascun individuo: dal curriculum vitae alla posizione alle competenze. A questo si aggiunge un gestore di documenti oppure una cassaforte elettronica per l’accesso ai contratti o ai bollettini paga dei dipendenti col valore legale. Con questo pacchetto software di gestione integrato si possono gestire sia i tempi di lavoro per attività, sia la contabilità delle risorse umane e infine il planning dei collaboratori: timesheet pre-impostati indicanti i giorni lavorati, le finestre orarie e i giorni ferie per semplificarne la registrazione.  La pianificazione delle forza lavoro per individuo o gruppo possono essere inseriti e distribuiti agli individui interessati.

La gestione dei tempi per attività (task, progetti, mission, interne o esterne) può essere effettuata dalle risorse umane o direttamente dal dipendente tramite portale HR. Con questi strumenti si semplifica ed ottimizza il trattamento di congedi ed assenze. Ogni dipendente ha a disposizione un portale self service su cui accedere per la verifica dei dati sulle tempistiche ed inviare domande, a loro volta automaticamente inviate per la approvazione ai professionisti HR. Con HRIS si ha anche la possibilità per i dipendenti di registrare le proprie spese professionali in tempo reale, sia manualmente sia scattando una foto alla fattura, grazie alla tecnologia OCR dell’applicazione mobile offerta dalla software house.

Per quel che riguarda il reclutamento, il sistema semplifica la ricerca nella raccolta CV o su LinkedIn, tramite una accurata selezione dei criteri indispensabili richiesti. Individuato il candidato, il software procede con la segnalazione automatica per pianificare una intervista oppure si possono creare dei questionari pre-impostati e selezionarne uno.

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Dopo il recruiting, il pacchetto software HRIS permette di gestire le competenze del personale, definendo delle schede della posizione e valutando le competenze del titolare, mappando le competenze dell’azienda ed identificandone i bisogni, oppure definendo un piano e gestendo la formazione HR. Ed infine valutando le prestazioni. Tramite un pannello di comando si può ottenere una visione globale delle risorse umane attraverso una serie di indicatori propri, i cosiddetti KPIs: parliamo del bilancio sociale, del tasso di assenteismo e l’andamento, un report sul benessere del lavoro, misura di individui potenziali e identificazione di persone chiave e nuovi talenti. Va chiarito, infine, che un software HRIS si adatta perfettamente alle PMI che guadagnano produttività e vogliono snellire ulteriormente la gestione delle HR, tramite cui si realizza un processo di crescita ed internazionalizzazione di una determinata impresa.

Questi software hanno degli indubbi vantaggi:

  • tutti i dati HR sono centralizzati in uno strumento basato sul web intuitivo, meno errori a causa di inserimenti multipli della stessa informazione;
  • interoperabilità dei moduli che automatizzano certi compiti onerosi in termini di tempo e permettono di concentrarsi sulla gestione strategica e sulla programmazione delle risorse umane;
  • API che permette di integrare gli strumenti del software di paga a quelli contabili per automatizzare il tutto;
  • soluzioni di gestione cloud che salvano automaticamente i dati;
  • software che tengono in conto di oneri legali, regole internazionali e della politica di HR.

Ci sono però anche pericoli di inconvenienti: esportazione di dati sensibili dell’impresa a terze persone, il rischio di diffondere certe informazioni all’unanimità, problemi di implementazione.